- Artikel
Opmerking
SharePoint eSignature is beschikbaar voor de Amerikaanse markt. Als de locatie van een tenant de Verenigde Staten is, is SharePoint eSignature beschikbaar voor die tenant.Voor in de VS gelegen tenants met meerdere geografische gebieden is eSignature alleen beschikbaar in de thuislocatie.SharePoint eSignature wordt later dit jaar geïmplementeerd in andere regio's.
Vereisten
De SharePoint eSignature-service is ingesteld in het Microsoft 365-beheercentrum. U moet globale beheerders- of SharePoint-beheerdersmachtigingen hebben om toegang te krijgen tot het Microsoft 365-beheercentrum en SharePoint eSignature in te stellen. Voordat u begint, bepaalt u of deze functie geschikt is voor uw behoeften door de sectie Voordat u begint te lezen.
Opmerking
Als u handtekeningen van externe geadresseerden aanvraagt, moet u Microsoft Entra B2B-integratie inschakelen voor SharePoint en OneDrive en delen met gasten. Externe geadresseerden zijn personen buiten uw organisatie en worden als gast in uw tenant ge onboardd. Microsoft Entra B2B biedt verificatie en beheer van gasten. Zie Externe geadresseerden verderop in dit artikel voor meer informatie.
Selecteer in het Microsoft 365-beheercentrum De optie Instellen en selecteer vervolgens Ai voor inhoud gebruiken met Microsoft Syntex.
Selecteer op de pagina Inhouds-AI gebruiken met Microsoft Syntexde optie Microsoft Syntex beheren.
Selecteer op de pagina Microsoft Syntex beherende optie eSignature.
Lees voor bestaande klanten de servicevoorwaarden en selecteer vervolgens Inschakelen om de service in te schakelen.
Voor nieuwe Syntex-klanten wordt de SharePoint eSignature-service ingeschakeld zodra u uw factureringsgegevens invoert en de servicevoorwaarden accepteert. Op de pagina eSignature :
- Als u de service wilt uitschakelen, selecteert u Uitschakelen.
- Zie Sites beheren om te beheren welke sites de service beschikbaar is.
Sites beheren
Standaard is SharePoint eSignature ingeschakeld voor bibliotheken op alle SharePoint-sites. Volg deze stappen om te beperken welke sites gebruikers eSignature kunnen gebruiken.
Selecteer op de pagina Microsoft Syntex beherende optie eSignature.
Selecteer in het deelvenster eSignature onder SharePoint-bibliotheken waar Syntex eSignature is ingeschakeldde optie Sites selecteren.
a. Kies voor welke site of sites deze service moet worden ingeschakeld.
b. Als u de toegang van gebruikers tot deze service wilt beperken, selecteert u Geen SharePoint-bibliotheken of Bibliotheken op geselecteerde sites en volgt u de instructies om de sites te selecteren of een CSV-bestand met maximaal 100 sites te uploaden. Zorg ervoor dat u uw inhoudscentrumsite toevoegt als u deze wilt opnemen. Vervolgens kunt u machtigingen voor sitetoegang beheren voor de sites die u hebt geselecteerd.
c. Selecteer Save.
Opmerking
Het uitvoeren van de eerste eSignature-aanvraag in een Microsoft 365-tenant kan iets langer duren dan normaal. Het kan enkele seconden tot een paar minuten duren; Volgende aanvragen worden echter normaal uitgevoerd. Beheerders wordt aangeraden de eerste eSignature-aanvraag op een SharePoint-site te maken als de laatste installatiestap.
eSignature uitschakelen
Selecteer op de pagina Microsoft Syntex beherende optie eSignature.
Als SharePoint eSignature is ingeschakeld, is er een knop Uitschakelen zichtbaar. Als u SharePoint eSignature wilt uitschakelen, selecteert u Uitschakelen.
Externe geadresseerden
Microsoft Entra B2B
Microsoft Entra B2B biedt verificatie en beheer van gasten. Externe ondertekenaars of geadresseerden worden beschouwd als gasten binnen uw tenant. Als u aanvragen wilt verzenden naar ondertekenaars buiten uw organisatie, moet u Microsoft Entra B2B-integratie inschakelen voor SharePoint en OneDrive.
Verificatie
Externe geadresseerden moeten zich mogelijk verifiëren voordat ze toegang hebben tot een document voor ondertekening. Het type verificatie dat door de externe geadresseerden is vereist, is afhankelijk van de configuratie voor gastgebruikers op SharePoint-niveau of op tenantniveau. Als de externe gebruiker deel uitmaakt van een organisatie met een Microsoft 365-tenant, is het bovendien mogelijk dat de instelling van de organisatie van invloed is op de verificatie-ervaring wanneer het document wordt ondertekend. Zie Samenwerken met gasten op een site voor meer informatie.
Voorwaardelijke toegang
Bepaalde voorwaardelijke toegang kan bepalen of externe geadresseerden (ondertekenaars buiten uw organisatie of Microsoft 365-tenant) een document kunnen ondertekenen. Afhankelijk van de beheerdersinstelling kunnen externe ondertekenaars het document mogelijk niet openen en lezen voor ondertekening. In sommige andere gevallen hebben ze mogelijk toegang tot het document voor ondertekening, maar de ondertekeningsbewerking mislukt. Een veelvoorkomende manier om dit op te lossen is door de Microsoft eSignature-service toe te voegen aan de lijst met goedgekeurde apps via het Microsoft Entra-beheercentrum.
Documentopslag en -retentie
Documentopslag
Met SharePoint eSignature kan een aanvrager een handtekeningaanvraag starten vanuit een PDF-document dat is opgeslagen in een SharePoint-bibliotheek waarvoor eSignature is ingeschakeld. Nadat alle vereiste partijen zijn ondertekend, slaat de SharePoint eSignature-service een kopie van het ondertekende document op in de map van het oorspronkelijke document (oorspronkelijke map). De afzender wordt op de hoogte gesteld in een e-mailbericht met een koppeling om het document te bekijken en een afzonderlijke koppeling naar de SharePoint-map waarin het ondertekende document is opgeslagen.
Voordat een handtekeningaanvraag wordt verzonden en na voltooiing van de aanvraag, worden bepaalde controles uitgevoerd om ervoor te zorgen dat de afzender de machtiging heeft om naar het document en de oorspronkelijke map te schrijven. Als de machtiging wordt gewijzigd wanneer de handtekeningaanvraag wordt uitgevoerd, kan de service mogelijk geen kopie van het ondertekende document opslaan in de oorspronkelijke map. Deze gebeurtenis kan optreden wanneer:
De afzender van de aanvraag heeft geen toegang meer tot de oorspronkelijke map. De toegang van de afzender is bijvoorbeeld ingetrokken door de eigenaar van de oorspronkelijke map of een SharePoint-beheerder.
De eerste schrijfmachtiging van de afzender naar de oorspronkelijke map is gedowngraded om alleen weer te geven.
De oorspronkelijke map is verwijderd.
Documentretentie
Wanneer een handtekeningaanvraag wordt gemaakt voor een document in SharePoint, maakt de SharePoint eSignature-service een werkende kopie van het document. Het is deze werkende kopie die ter ondertekening naar alle geadresseerden wordt verzonden en hoe de afzender de status van hun aanvragen kan bijhouden. De werkende kopie van de aanvraag wordt opgeslagen in een verborgen documentbibliotheek in SharePoint. De handtekening wordt pas toegevoegd aan het werkende exemplaar van het aanvraagdocument nadat alle partijen hebben ondertekend; anders wordt het weergegeven als niet-ondertekend, zelfs als een van de partijen hun handtekening heeft toegevoegd.
De werkende kopie van de aanvraag wordt vijf jaar opgeslagen en bewaard, of in overeenstemming met het documentretentiebeleid dat is ingesteld door de SharePoint- of tenantbeheerder. Meer informatie over bewaarbeleid.
Verloop van URL-koppelingen in e-mail
Elke e-mailmelding die wordt verzonden met betrekking tot een handtekeningaanvraag, bevat een URL-koppeling waarmee de ontvanger het document kan bekijken, controleren en ondertekenen. Wanneer een aanvraag een terminalstatus bereikt (wanneer de status Voltooid, Geannuleerd of Geweigerd is), heeft de ontvanger 30 dagen de tijd om het document op een voorkeurslocatie weer te geven, te downloaden en op te slaan. Nadat de koppeling is verlopen, kan deze niet meer worden gebruikt voor toegang tot het document.
Voor meer beveiliging geldt dat wanneer een afzender een aanvraag annuleert, geadresseerden onmiddellijk geen toegang meer hebben tot het aanvraagdocument. De e-mailmelding die ontvangers ontvangen, bevat geen URL-koppeling om de aanvraag te bekijken.
